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¿Qué es el compliance en una empresa?

Compliance es el término utilizado para describir el cumplimiento de estándares legales, éticos y de buenas prácticas en una empresa. Se aplica a todos los niveles de la organización, desde trabajadores hasta altos directivos.

En el mundo empresarial, el compliance (o cumplimiento normativo) es una herramienta fundamental para garantizar que una empresa cumpla con las regulaciones, leyes existentes y estándares establecidos por una jurisdicción nacional, regional o internacional, así como con las políticas internas. Por eso, las organizaciones de Ecuador deben conocer qué es el compliance en una empresa.

El objetivo del compliance se centra en la prevención de violaciones de la ley y la identificación de conductas inadecuadas para reducir el riesgo de incumplimiento tanto a nivel normativo como ético. Se puede realizar a través de una evaluación continua, un sistema de informes o un proceso de notificación de incumplimiento.

El compliance contribuye a que una organización cumpla con la normativa que le compete en función de su sector y actividad. Esto, a su vez, repercute en su imagen de marca y, por lo tanto, en su posicionamiento frente a la competencia, reputación y ventas. Por eso, la figura del compliance, el profesional encargado de velar por el cumplimiento de leyes, códigos de conducta o estándares de buenas prácticas, es cada vez más relevante.

Elementos claves de un programa de compliance

Un programa de cumplimiento es un conjunto de políticas, reglas y procedimientos que las organizaciones deben implementar para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Esto se aplica a todos los niveles de la organización, desde los altos mandos hasta los empleados de bajo nivel. Los programas de cumplimiento son una parte importante del buen gobierno corporativo y ayudan a las organizaciones a evitar multas, sanciones y daños en su reputación.

Existe una serie de elementos clave que un programa de cumplimiento debe tener para ser eficaz. Estos incluyen:

Documentación de cumplimiento

Incluirá tanto la de cumplimiento general como las específicas sobre cada área regulada. Estas políticas deben ser claras y detalladas e incorporar una explicación de las leyes y reglamentos a los que se aplican y cómo hay que cumplirlas.

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Organización de cumplimiento

Estructura organizativa para gestionar el programa de cumplimiento. Normalmente cuenta con una persona responsable y colaboradores en los diferentes departamentos de la organización para supervisar y garantizar el cumplimiento de los estándares pertinentes.

Educación

Es importante que todos los miembros de la organización estén familiarizados con el programa de compliance; para ello se proporcionará a los empleados capacitación sobre las leyes y regulaciones aplicables, así como las medidas necesarias para su cumplimento. Esta capacitación puede ser impartida a todos los niveles de la organización, desde los altos mandos hasta los empleados de bajo nivel.

Responsabilidad

En el programa de compliance es necesario incluir una estructura de responsabilidad clara. Por ello, hay que establecer sanciones para los empleados que no cumplan con las reglas y un proceso para informar y gestionar los incidentes de cumplimiento.

Supervisión

Con el fin de garantizar que se está cumpliendo la normativa hay que realizar auditorías periódicas, evaluar los informes, revisar los resultados de los procesos…

Monitoreo

Para detectar posibles incidentes de cumplimiento. Esto incluye el uso de herramientas de monitoreo como el seguimiento de la actividad de los empleados, el análisis de la información de la base de datos y el seguimiento de la actividad en redes sociales.

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La figura del Compliance officer

Un compliance officer es un profesional especializado que se encarga de asegurar que una empresa cumpla con las regulaciones gubernamentales y normas que competen a una determinada empresa en función de su sector y actividad. Es el responsable de la implementación, supervisión y evaluación de programas encaminados al cumplimiento de  leyes y regulaciones identificando los riesgos relevantes de cada organización, asesorando a la directiva, diseñando programas de compliance o impulsando campañas de formación y sensibilización entre los trabajadores. Por eso, debe estar al tanto de las últimas regulaciones y cambios legislativos que puedan afectar a la organización.

Los ámbitos donde un compliance officer puede trabajar son variados:

  • Industrias
  • Banca y finanzas
  • Salud
  • Servicios públicos
  • Comercio minorista
  • Fabricación
  • Seguros
  • Empresas de tecnología

El compliance officer trabaja estrechamente con la dirección de la empresa para asegurarse de que la organización siga los estándares éticos y legales. Para ello mantiene un registro de las transacciones, evalúa los riesgos de cumplimiento y se asegura de que los servicios se presten de acuerdo con los estándares del sector. Además, es el encargado de supervisar a los empleados para asegurarse de que no violen los principios éticos y también puede contribuir a prevenir la corrupción, manipulación de mercado y otras formas de fraude.

Para poder ejercer esta profesión es importante contar con una formación especializada en temas de derecho. UNIR Ecuador ofrece una gran variedad de Maestrías —entre ellas la Maestría en Asesoría FiscalAsesoría Jurídica de empresas — o la Maestría en Derecho Penal Económico, impartidas en una  una modalidad 100% online y reconocidas por la SENESCYT.

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