¿Qué es un HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) y para qué sirve?

El HRIS (acrónimo de Human Resources Information System) es una herramienta esencial para organizar, automatizar y optimizar la administración de personal dentro de las organizaciones.

Entender cómo funciona un sistema de información de recursos humanos es relevante para los responsables de la gestión del talento y para los perfiles que quieren especializarse en la analítica y toma de decisiones basadas en datos. El Curso en HR Analytics, ofrecido por UNIR, te ayuda a interpretar la información que generan estos sistemas para convertirla en conocimiento útil para la gestión del talento humano.

¿Qué es un HRIS?

Un HRIS es un sistema de información de recursos humanos diseñado para centralizar, gestionar y proteger los datos relacionados con las personas que conforman una organización. A diferencia de otros programas para recursos humanos, este integra procesos, información y flujos de trabajo.

Esta herramienta se la considera el núcleo tecnológico de la gestión humana por su labor esencial dentro de un sistema de gestión de recursos humanos moderno, independientemente del tamaño o sector de la empresa. ¹

¿Para qué sirve un HRIS?

Un HRIS sirve para estructurar y optimizar la gestión de recursos humanos mediante el uso de tecnología que centraliza datos, automatiza procesos y mejora la trazabilidad de la información, facilitando la administración del personal y reduciendo la carga operativa del área de RR. HH. dedicando más tiempo a tareas estratégicas.

Un sistema de información de recursos humanos permite trabajar con datos fiables y actualizados. En un entorno competitivo, contar con un software de recursos humanos bien implementado marca la diferencia entre una administración reactiva y una gestión humana orientada al crecimiento y la eficiencia.

Automatización de procesos de RRHH

La automatización de recursos humanos es una de las razones principales por las que las organizaciones adoptan un HRIS. A través de este tipo de software de recursos humanos, procesos como el registro de empleados, la gestión de vacaciones o el control de ausencias se realizan de forma automática, reduciendo errores y tiempos administrativos.

Gestión de nómina y beneficios

Un sistema de información de recursos humanos facilita la gestión integrada de la nómina, las compensaciones y los beneficios, garantizando coherencia entre los datos contractuales y los pagos realizados. Este tipo de software de recursos humanos posibilita automatizar cálculos, controlar incidencias y asegurar el cumplimiento de las políticas internas y las normativas laborales, fortaleciendo los procesos de administración de personal.

Seguimiento y administración de empleados

Esta tecnología en recursos humanos posibilita realizar un seguimiento continuo del ciclo de vida del empleado, desde su incorporación hasta su desarrollo y la salida de la organización. Al centralizar esta información, facilita una administración de recursos humanos más ordenada y estratégica.

Beneficios de implementar un HRIS en la empresa

Implementar un HRIS representa un cambio relevante en la forma de gestionar el área de personal. Este software de gestión de recursos humanos posibilita estructurar su manejo con eficacia, alineando la administración de recursos humanos con los objetivos estratégicos de la organización.

Al centralizar los datos y automatizar tareas esenciales, el sistema de información de recursos humanos mejora la calidad de los datos disponibles y facilita la gestión del talento humano. Eso resulta esencial en empresas que necesitan escalar sus operaciones sin perder control en la administración de personal.

Funcionalidades principales de un HRIS

Las funcionalidades de un HRIS cubren de forma integral los procesos vitales de la gestión de recursos humanos. A diferencia de herramientas aisladas, este tipo de software de gestión humana integra distintos módulos que posibilitan administrar información, automatizar tareas y generar datos útiles para la toma de decisiones.

Entre sus funcionalidades se encuentra el manejo de datos de los empleados, el control de tiempos y ausencias, la organización de la nómina y la generación de reportes. Esas capacidades lo convierten en un soporte esencial para la gestión humana, sobre todo en organizaciones con estructuras complejas o en crecimiento.

Tipos de HRIS según la empresa y necesidades

Existen distintos tipos de HRIS que varían según el tamaño de la organización, su grado de madurez digital y los objetivos de la gestión de recursos humanos. No todas las empresas requieren el mismo nivel de complejidad; por ello es vital entender cómo se adapta cada sistema de información de recursos humanos a diferentes contextos.

Algunos se usan para la administración de personal y el control operativo, otros incorporan funcionalidades avanzadas para la gestión del talento humano, con módulos de desempeño, formación o analítica, como en el caso del software de reclutamiento y selección de personal. ²

Cómo elegir el HRIS adecuado

Para elegir el HRIS adecuado, se requiere analizar las necesidades de la organización y su estrategia de gestión de recursos humanos. Es vital evaluar aspectos como la facilidad de uso, la capacidad de integración con otros programas para recursos humanos, el nivel de automatización y las opciones de análisis de datos, por ejemplo, en un software de selección de personal.

Un software de gestión de recursos humanos facilita la administración de personal, apoya la gestión del talento y ofrece información confiable para la toma de decisiones. El Curso en HR Analytics, ofrecido por UNIR, te posibilita aprovechar esta tecnología y aportar valor a la gestión humana de cualquier organización.

Referencias bibliográficas:

¹ ¿Qué son los sistemas HRIS? (n.d.). Oracle.com. https://www.oracle.com/latam/human-capital-management/what-is-hris/

² Matthews, B. (2025, February 5). The different types of HRIS systems: a guide. Remote.com. https://remote.com/blog/hris/types-of-hris-systems